営業会議は、営業活動における目標の進捗確認、課題の共有、次の一手などについて話し合うので、会社の売上に大きく関わってきます。
営業会議を正しく効率的に行うことは、会社を大きくしていく上で必須でしょう。
今回は、実際に様々な会社の事務業務を請け負ってきた経験から、営業会議について紹介していきます。
実務経験から、具体的な改善プランまで紹介していくので、ぜひチェックしてみてください。
Contents
1.営業会議の準備と議事録作成
営業会議は、会社の売上に直結する重要な打ち合わせです。
目標の進捗確認や課題の共有、次の一手を決める場でもあるため、「会議がスムーズかどうか」でその後の営業活動の成果が大きく左右されることもあります。
そのミーティングを陰で支えるのが事務職の存在。事前準備（資料作成・会場調整・アジェンダ共有）は、売上データの集計・分析、案件進捗の整理、競合情報の収集、資料作成などを行い、参加者が効率的に議論できる環境を整えます。
議事録作成では、決定事項や次回アクションを正確に記録し、組織全体で情報共有を図り、営業チーム全体の時間効率や成果にまで影響する重要業務です。
また、営業日報やCRM（顧客管理）との連動が必要になることも多く、単なるメモ取り業務ではない点も押さえておきたいところです。
議事録は“記録”にとどまらず、次の営業戦略や施策につながる「行動の起点」となるもの。誰が・いつまでに・何をやるのかが明確になっているかどうかで、その後の実行スピードが大きく変わります。
2.営業会議の基本構成と記載項目
ここからは、営業会議をする際に基本的に必要なことを紹介していきます。
改善のために工程をしっかり見直していくことは非常に大切なので、しっかり確認していきましょう。
営業会議の準備の必要な内容
①データ準備
- 売上実績（前月・前年同期比較）
- 案件進捗状況（フェーズ別管理）
- 顧客別売上分析
- 競合動向・市場情報
- 営業活動指標（訪問件数、提案件数等）
②資料作成
- MTGアジェンダ
- 売上レポート（グラフ・表形式）
- 案件管理シート
- 課題・改善提案書
議事録は、MTG中の発言をそのまま書き起こすのではなく、「MTGの全体像」と「実行すべき内容」がひと目でわかるように整理することがポイントです。
誰が見てもすぐに内容が把握でき、行動に移しやすい状態に整えるためには、以下のような構成を意識しましょう。
議事録に必要な項目
- MTG基本情報（日時・参加者・議題）
- 報告事項の要点
- 決定事項（担当者・期限明記）
- 課題・検討事項
- 次回アクションプラン
よくあるミスと防止策
| ミス例 | 主な原因 | 防止策 |
| データ不整合 | 部門間で数字が合わない | 事前にデータソースを統一・確認 |
| 議事録の内容が抽象的すぎる | メモの取り方が曖昧 | 議題ごとに記録フォーマットを決めておく |
| 決定事項やToDoが抜けている | 要点がまとめきれていない | MTG中に「決定事項」枠を明示的に使う |
| アクションが不明確 | 「検討する」で終わる | 5W1Hで具体化を徹底 |
3.営業会議の通常業務フロー
ここからは、営業会議を行う際の通常業務フローを紹介していきます。
様々な会社の事務業務を請け負ってきた経験から紹介していきますので、自社が正しく営業会議を行なっているのかぜひチェックしてみてください。
営業会議前（1週間〜前日）
- データ収集（2-3時間）
- CRM/SFAからの売上データ抽出
- 各営業担当からの案件情報収集
- 外部情報（競合・市場）のリサーチ
- 資料作成（3-4時間）
- 数値データのグラフ化・表作成
- 前回議事録からの進捗確認
- MTG資料の統合・レイアウト調整
営業会議当日
- MTG準備（30分）
- 資料配布・機材セットアップ
- 参加者への事前確認
- 議事録作成（MTG中90分）
- リアルタイムでの要点記録
- 決定事項の整理・確認
営業会議後
- 議事録完成・配布（1-2時間）
- 内容整理・体裁調整
- 関係者への配布・共有
時間のかかる工程と課題
- 資料収集・整形
手作業でのグラフ・表作成→ExcelやPowerPointの加工が手間 - リアルタイムでのメモ取り
発言が早く追いつけない→聞き漏らしリスク - 議事録のまとめ作業
書き起こし＋文脈整理で1〜2時間かかることも
4.営業会議の管理・運用上の注意点
ここからは、営業会議の管理運用上の注意点について紹介していきます。
●議事録の整理・管理方法
- フォルダは「年月＋会議名」で統一（例：2025_06_営業定例）
- ファイル名は［営業会議_YYYY年MM月DD日_議事録.docx ］［売上レポート_YYYY年MM月_Ver1.xlsx］などに統一し検索性UP
- 議事録は共有ドライブ＋SlackやチャットにURLをUP
- タスクはNotionやBacklogにアサインしておく
●工夫ポイント
- テンプレ化：Word／Googleドキュメントで議題＋メモ欄を事前に準備し効率化
- バージョン管理：資料修正時は必ずバージョン番号付与、最新が一目でわかりやすい
- タグ活用：重要議題に「#要確認」「#課題」などを入れ、検索性を向上
- 定例と臨時でファイルルールを分ける：混乱しにくくなる
5.どこがAIに？ “全部やる”から“うまく分ける”へ
AIは「録音内容の書き起こし」や「要点抽出」「定型フォーマットへの自動整形」が得意です。
一方で、以下の部分は人の判断や調整力が活きます。
| AIが担えること | 人が担うべきこと |
| 資料準備 →データ処理・分析 90%自動化可能！ →情報収集 80%自動化可能！→MTG資料の自動整理・レイアウト補正 60〜80％程度自動化可能！ | 資料準備 →アジェンダの組み立て →必要資料の精査 |
| 議事録作成 →音声の文字起こし（議事録のたたき作成） 70%程度自動化可能！ →MTGの要点抽出（議題・キーワードから要約） | 議事録作成 →発言の意図を汲み取った表現への編集 →トーン調整や“社内ニュアンス”の言語化 |
| スケジュール調整 MTG日程調整の自動化（カレンダー連携） | スケジュール調整 上司や営業メンバーとの優先度調整・臨機対応 |
6.営業会議の業務効率化とオートメーションの具体策
ここからは、実際に営業会議の業務効率化とオートメーションについて紹介していきます。
●Before／After 例（定量的効果）
| 項目 | Before（従来） | After（AI活用後） | 効果 |
| データ集計 | 3時間 （Excel手作業） | 15分（自動生成） | 作業時間90%削減 |
| 情報収集 | 1時間 （手動検索） | 10分（自動収集） | 作業時間80%削減 |
| MTG資料の作成 | 2時間 (PPTなど) | 1時間（ChatGPT＋表整形） | 作業時間50%削減 |
| 議事録の作成 | 90分 | 20分（AI音声文字起こし→整形） | 作業時間約70%削減 |
| MTG後のタスク共有 | 手動でメール作成 | Slack自動通知＋Notion連携 | 通知漏れゼロ |
●使えるツール一覧
【データ分析・レポート生成】
| ツール名 | 主な機能 | 月額費用（目安） |
| Power BI + AI機能 | 月次レポート作成の自動化、データの可視化と分析、AIによるインサイト提供 | 無料〜1,500円（Pro） |
| Tableau with Einstein | AIによる予測分析、売上予測精度の向上、インタラクティブなダッシュボード作成 | 約8,000円〜（要見積） |
| Excel + Power Query | データ統合と変換の自動化、誤入力の削減、複数ソースからのデータ統合 | 無料（Office含む） |
【MTG記録＋議事録作成】
| ツール名 | 主な機能 | 月額費用（目安） |
| tl;dv | Google MeetのAI議事録、自動で録画＋文字起こし＆要約作成 | 約4,000円 |
| Loom | MTG記録＋終了後、自動で文字起こし＆要約 | 約2,500円 |
| Notion AI | 要点抽出・議事録の構造化、アクション項目の自動分類 | 無料〜1,000円 |
| Notta | 10分で音声の文字起こし+要約 | 無料〜1,600円 |
【情報収集】
| ツール名 | 主な機能 | 月額費用（目安） |
| Google Alerts + Zapier | Google Alertsで取得した情報をZapierを通じて自動で整理・通知 | 約3,000円〜（ZapierのProfessional） |
| Feedly Pro+ | AIアシスタント「Leo」によるスマートフィルタリングと記事要約機能 | 約1,200円 |
【スケジュール調整】
| ツール名 | 主な機能 | 月額費用（目安） |
| TimeRex | カレンダー連携でMTG日程を自動調整 | 無料〜1,000円 |
| Calendly | 候補日リンクの発行、カレンダー自動連携、リマインドメール送信、Web埋め込み | 無料〜約2,400円（16ドル） |
| Microsoft Bookings | Microsoft 365と連携した予約管理、カスタム受付ページ、ダブルブッキング防止 | 約825円〜（Microsoft 365に含む） |
コスト効果例（月額）
| 人件費削減 | 約15万円（週6時間×4週×時給換算） |
| ツール費用 | 約2万円 |
| 純削減効果 | 月13万円、年間156万円 |
7.営業会議効率化の導入ステップ
ここからは、営業会議を効率化していくためのステップを細かく、具体的に紹介していきます。
どの組織、会社でも取り入れられる部分がありますので、しっかり確認していきましょう。
Step1：現状分析と目標設定（1週間）
現在の業務時間を記録
- データ収集：○時間/○回
- 資料作成：○時間/○回
- 議事録作成：○時間/○回
□ 合計：時間/回（月○回実施）
目標設定例
- データ作業時間を50%削減
- 議事録作成を当日中に完了
- 分析レポートの質向上
Step2：テンプレート化（2週間）
議事録テンプレート作成
- # 営業会議議事録
- ## 基本情報
- – 日時：YYYY年MM月DD日（曜日）HH:MM-HH:MM
- – 場所：
- – 参加者：【部長】【課長】【担当者名】
- ## 報告事項
- ### 売上実績
- – 今月実績：XXX万円（前年同月比：+XX%）
- – 主要案件進捗：
- ### 課題・問題点
- ## 決定事項
- | 項目 | 決定内容 | 担当者 | 期限 |
- |——|———-|——–|——|
- | | | | |
## 次回アクション
データレポートテンプレート
- Excel/Power BIでの自動更新フォーマット作成
- グラフ・表の統一デザイン設定
- データソース接続の自動化設定
Step3：ツール導入（段階的実施）
第1段階：音声議事録（1ヶ月）
- Otter.aiアカウント作成・設定
- 会議室でのテスト録音実施
- 音声データの文字起こし精度確認
- 手動補正ルールの確立
第2段階：データ自動化（1ヶ月）
- 既存ExcelファイルのPower Query化
- CRM/SFAとの連携設定
- 自動更新スケジュール設定
- エラーハンドリング確認
第3段階：AI分析導入（1ヶ月）
- Power BIまたはTableau環境構築
- 予測分析モデルの設定
- アラート機能の設定
- ダッシュボードの最終調整
Step4：運用ルール整備
品質管理ルール
- AIによる議事録は必ず人が最終確認
- データ異常値は自動アラート設定
- 月1回のツール精度検証実施
権限・セキュリティ設定
- 機密情報のアクセス制限
- バックアップ自動取得設定
- パスワード管理ルール
継続改善プロセス
- 月次効果測定（時間・精度・満足度）
- 四半期でのツール見直し
- 年次での業務プロセス最適化
Step5：全社展開準備
成功事例の文書化
- 導入前後の定量的効果測定
- 使用者インタビューによる定性評価
- 他部署への横展開マニュアル作成
教育・サポート体制
- 操作マニュアル作成
- 定期的な勉強会開催
- Q&A集の整備・更新
この段階的なアプローチにより、リスクを最小化しながら確実にAI活用による業務効率化を実現できます。重要なのは、一度に全てを変えようとせず、小さな成功を積み重ねながら組織に浸透させることです。
「営業会議の準備と議事録作成」は、まさにAIと人の協働がハマる業務です。
AIで下準備を済ませておけば、私たち事務スタッフはより本質的な「調整力」「関係性構築」「判断」の部分に集中できます。
効率化の先にあるのは、「仕事の質」の向上です。まずは一つ、明日のMTGから小さく始めてみませんか？
まとめ
今回は、営業会議の方法、効率化について紹介しました。
営業会議を正しく効率的に行うことで、会社の利益が大きく変わってきます。
今回紹介した導入ステップを少しでもいいので、ぜひ取り入れていってくださいね。
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