営業スケジュール調整を効率化！「調整地獄」とはサヨナラしよう！

営業スケジュール調整は、営業活動のスムーズな進行のために非常に大切なので、売上に大きく関わってきます。

今回は、そんな営業スケジュール調整について、基本的な項目からAI化オートメーションによる効率化方法についてまで紹介していきます。

効率化が進むことで、具体的に数字が良くなっていきますし、営業のストレスも減るので、会社に非常に良い影響を与えることができますので、ぜひチェックしてみてください。

Contents

1.営業スケジュールの調整
2.営業スケジュール調整の基本構成と記載項目
- 必要な入力内容
- よくあるミスとその防止策
3.営業スケジュール調整の通常業務フロー｜“聞いて、調べて、押さえる”毎日
4.営業スケジュール調整の管理・運用上の注意点
5.どこがAIに？“全部やる”から“うまく分ける”へ
6.営業スケジュール調整の業務効率化とオートメーションの具体策
- Before/After改善例
- おすすめAIツール
7.導入ステップ｜“明日の調整”から変えていこう！
まとめ

1.営業スケジュールの調整

営業スケジュール調整は、営業担当者の外出予定やオンライン商談の日時、社内打ち合わせの調整など、社内外の関係者の予定を整える業務です。

一見シンプルに見えますが、実は会社の売上に直結する超重要な業務。営業の「足」となる重要な業務で、単なる日程入力ではありません。

似た業務に「会議調整」や「出張手配」などがありますが、営業スケジュール調整は社外との折衝が多く、スピードと柔軟性が命。

それでいて、顧客ごとに優先度や進捗状況を踏まえた判断が求められます。

業務の役割と重要性

営業スケジュール調整の主な役割は以下の通りです。

商談機会の最大化：効率的な日程調整で、より多くの商談を実現
顧客対応のスムーズ化：お客様にストレスを与えず、顧客満足度がアップ
営業効率の向上：営業担当者が本来業務に集中できる環境を作る

他業務との違いとしては、単なる「会議室予約」や「社内MTG調整」と以下の点で大きく異なります。

外部の予定が主体になる：相手が身内でないため、先方都合を最優先に考える必要がある
売上に直結する：調整の遅れや失敗が機会損失につながる
関係者が多数：営業だけでなく、顧客や技術担当など、複数のメンバーの予定を調整することも
継続的な関係性を見据える：長期的な関係を考慮した対応が必要

2.営業スケジュール調整の基本構成と記載項目

まずは、営業スケジュール調整の基本構成と記載項目を紹介していきます。

効率化を進めていくためにも、しっかり確認していきましょう。

必要な入力内容

顧客名、担当者、案件名（進捗）
面談予定日時、方法（対面／オンライン）
会議室やZoomリンクの確保
移動時間の考慮
上司の同行有無

これらに加えて、「調整状況（未着手・調整中・確定・完了）」「優先度（A・B・Cなど）」「営業担当者のスケジュール」「会議室や設備の予約状況」のような管理情報もあわせて記録・把握しておくことが重要です。

よくあるミスとその防止策

ミスの種類	具体例	防止策
ダブルブッキング	同じ時間に複数の予定を入れてしまう	リアルタイム共有カレンダーの活用
情報不足での調整	参加者や目的が不明確なまま進める	必須項目チェックリストの作成
返信漏れ	お客様からの返信を見落とす	メール管理ルールと確認タイミングの設定
時間計算ミス	移動時間を考慮せずに詰め込みすぎ	移動時間テンプレートの準備

3.営業スケジュール調整の通常業務フロー｜“聞いて、調べて、押さえる”毎日

営業担当からチャットや口頭でアポイント調整の依頼を受けたら、まずは顧客に候補日時を提示、メールや電話で日程を調整します。

次に、社内関係者のスケジュールも確認し、必要に応じて調整を進めます。

日程が固まり次第、会議室やオンラインリンク、移動手段の準備を行い、資料の確認も忘れずに。

確定した日時は関係者全員に共有し、カレンダーに登録。あわせてリマインドの設定もしておきます。

そして商談の前日〜当日には、再度確認を行い、急な変更にも対応できるよう備えておきます。

最も時間がかかる工程TOP3

候補日時の抽出（平均5-15分）：複数人のスケジュールを手動で確認
メールのやり取り（往復2-3回）：お客様によっては調整に数日かかることも
関係者への連絡（5-10分）：確定後の通知作業

課題

スプレッドシートやメールでの調整が煩雑
「いつ誰と調整したか」が不透明
手動確認が多く、ミスが発生しやすい

調整にはスプレッドシートやメールを使うことが多く、情報が分散して煩雑になりがちです。

営業担当者のスケジュール把握にも時間がかかり、「いつ誰と調整したか」が不透明になるケースも少なくありません。

さらに、確認作業の多くが手動で行われているため、ミスや抜け漏れのリスクが高まります。

お客様からの返信が遅れて調整が長引いたり、急な予定変更によって他業務が中断されたりする場面も見られます。

また、複数案件を同時に抱えている場合、進行状況の管理が難しくなり、混乱を招く原因にもなります。

4.営業スケジュール調整の管理・運用上の注意点

デジタル管理のコツ

統一フォーマット：調整依頼は必ず同じ形式で受ける
ステータス管理：調整状況を色分けやラベルで見える化
検索性の向上：顧客名、日付、営業担当者名で検索できるよう整理
履歴保持：過去の調整履歴を残して次回調整時の参考にする

スケジュール調整を円滑に進めるためには、日々の運用にも工夫が必要です。

たとえば、週に1回は未完了の案件を棚卸しし、対応漏れがないかを確認する定期レビューの時間を設けると、進捗の可視化につながります。

また、一定期間返信がない場合は上司に報告するなど、エスカレーションのルールをあらかじめ定めておくことで、対応の遅れを最小限に抑えることができます。

さらに、急な変更や当日中の調整といった緊急対応についても、あらかじめフローを明確にしておくことで、現場での混乱を防ぐことができます。

加えて、送信前のメール内容をしっかり確認する習慣をつけることで、誤送信や抜け漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。

注意点

スケジュールは案件管理と紐づけて一元化：営業管理ツール（例：Senses, Salesforce）と連携

メールや電話での調整履歴も一元的に記録：Slackやチャット履歴をスレッド化

定例スケジュールはテンプレ化して再利用：例）初回商談→3営業日後にフォロー→1週間後に再提案

社内共有のルール明確化：会議室は”仮押さえ〇日以内に確定”など

5.どこがAIに？“全部やる”から“うまく分ける”へ

営業スケジュールの調整には、「ルール化しやすい定型業務」と「判断が必要な非定型業務」が混在しています。

日程候補の提示や会議室の確保など、ある程度パターン化できる作業もあれば、顧客ごとの関係性や進行中の商談状況に応じて柔軟に判断が求められる場面もあります。

すべてを一律に自動化するのではなく、「任せられる部分はAIに」「人が関与すべきところはきちんと残す」という視点で切り分けることが、業務の精度とスピードの両立につながります。

AI・自動化で置き換えられる部分

候補日程をメールやカレンダーから自動抽出
顧客の過去のスケジュール傾向から最適な日時提案
会議室や移動時間の自動確保
リマインド通知の自動送信

人が担うべき部分

顧客の事情を読む：メールの行間から相手の状況や優先度を判断
柔軟な対応：イレギュラーな要求や複雑な調整への臨機応変な対応
関係性の構築：丁寧な言葉遣いや心遣いで信頼関係を築く
判断と優先順位付け：複数案件の重要度を総合的に判断
問題解決：トラブル発生時の創意工夫による解決策の提案

6.営業スケジュール調整の業務効率化とオートメーションの具体策

ここからは、営業スケジュール調整の業務効率化とオートメーションについて紹介していきます。

効率的な営業活動のサポートをするためにも、ここをしっかり確認していきましょう。

Before/After改善例

項目	Before（従来）	After（AI活用後）	改善効果
候補日抽出	手動で30分間カレンダーを確認	AI が3秒で最適候補を提示	時間99%削減
メール作成	1通15分かけて手書き	テンプレート自動生成で2分	時間87%削減
リマインド	手動で個別送信（忘れがち）	自動送信（送信忘れゼロ）	品質100%向上
会議室予約	確定後に手動で5分かけて予約	確定と同時に自動予約	時間100%削減
進捗管理	Excel で手動更新	リアルタイム自動更新	精度95%向上

7.導入ステップ｜“明日の調整”から変えていこう！

ここからは、具体的にどのように営業スケジュール調整を効率化していくかという点について紹介していきます。

STEP1：現状整理

直近1週間のスケジュール調整業務を洗い出す
時間がかかっている工程を特定
使っているツールや共有方法を把握

STEP2：テンプレート・ルールの整備

候補日テンプレ（例：営業Aは火・金のみ対応）
会議予約ルール（仮予約は◯日前まで）
社内対応者マトリクス（誰がどの案件に対応するか）

STEP3：ツール導入＋小さくテスト

TimeRexやCalendlyなど1人から試す
ChatGPTで自動メール文面を作成してみる
社内で効果検証（かかった時間・ミスの減少）

STEP4：チーム展開と改善

標準フォーマット化しマニュアル整備
毎月1回見直し（うまくいった例・改善点の共有）
SlackチャンネルなどにAI提案を蓄積

Step1：現状分析とテンプレート化（1-2週間）

やること

業務の棚卸し
- 1週間分の調整業務をすべて記録
- 作業時間、頻度、関係者を詳細に把握
- ボトルネックとなっている工程を特定

テンプレート作成

【基本テンプレート例】

件名：【商談日程調整】○○様との打ち合わせについて

○○様

いつもお世話になっております。

[会社名][担当者名]でございます。

下記日程で商談のお時間をいただけますでしょうか。

【候補日時】

①[月日（曜日）] [時間]～[時間]

②[月日（曜日）] [時間]～[時間]

③[月日（曜日）] [時間]～[時間]

【所要時間】約[○]時間

【場所】[訪問/来社/オンライン]

【参加者】弊社：[名前]、御社：[名前]

ご都合はいかがでしょうか。

Step2：ルール整備と関係者調整（1週間）

社内ルール策定

調整依頼の受付時間とフォーマット統一
緊急時対応フローの明文化
権限範囲の明確化（どこまで事務で判断できるか）

関係者への説明

営業チームへの新しいプロセス説明会実施
お客様への事前通知（調整方法が変わることを丁寧に説明）

Step3：部分導入とテスト運用（2-4週間）

小規模スタート

対象限定：特定の営業担当者1-2名から開始
機能限定：まずは候補日時抽出機能のみ導入
並行運用：従来方法と併用しながら精度を確認

テスト項目チェックリスト

AIが提案する候補日時の精度は80%以上か
システムの操作は10分以内で習得できるか
エラーや不具合の発生頻度は週1回以下か
お客様からの苦情やトラブルは発生していないか

Step4：段階的拡張（4-8週間）

機能拡張スケジュール

Week 1-2：メール自動生成機能追加

テンプレートをAIシステムに学習させる
生成されたメールの校正・調整作業

Week 3-4：リマインド自動化

送信タイミングルールの設定
文面パターンの作成

Week 5-6：会議室自動予約連携

予約システムとの連携設定
設備や備品の自動手配ルール策定

Week 7-8：全営業担当者への展開

研修会実施（操作方法・注意点）
サポート体制の整備

Step5：運用定着と改善（継続的）

定期メンテナンス項目

月次レビュー：効果測定と改善点の洗い出し
四半期更新：AIの学習データ更新と精度向上
年次見直し：システム全体の評価と次年度計画

成功指標の設定

調整時間：従来比70%削減
顧客満足度：アンケート評価4.5以上（5点満点）
調整精度：ダブルブッキング月1件以下
営業効率：商談数20%増加

トラブル対応マニュアル

【レベル1】システムが候補を出せない

→手動で3つ以上の候補を提示、後でAI学習データに追加

【レベル2】お客様がオンライン調整を希望しない

→従来通りメール・電話で対応、丁寧な説明を心がける

【レベル3】システム障害で機能停止

→即座に手動運用に切り替え、IT部門に障害報告

導入完了のチェックリスト

以下すべてを満たした時点で導入完了とします。

全営業担当者がシステムを問題なく使用できている
月間調整業務の80%以上がAI支援で完了している
顧客からのトラブル報告がゼロ件
事務担当者の残業時間が導入前より20%以上削減
営業チームから「効率が上がった」と評価されている

「調整だけ」ではない、営業を支えるプロの仕事。

単に予定を合わせるだけでなく、関係者のスケジュールや優先度、移動時間などを踏まえて、最適な形に整える力が求められます。

AIとタッグを組めば、もっと早く、もっと気配りの行き届いた調整が可能になります。

スケジュール調整は、営業の成果を陰で支える、なくてはならない業務です。

まとめ

今回は、営業スケジュール調整の効率について紹介しました。

営業のスケジュール調整は、シンプルな業務ながらも、営業活動全体の効率化に関わってきて、すなわち売上に直結します。

営業スケジュール調整をしている方は、ぜひ効率化を進め、売上を上げていってくださいね。

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