見積書を効率的に作る方法！【具体例から作成、管理方法まで学べる】

見積書は、取引前に条件定時をするもので、これを見て依頼するか判断をするので、非常に重要です。

ただ効率的に見積書を作れるようになると、日々の業務が非常に楽になります。

今回は、そんな見積書づくりの効率化を実務ベースで紹介していきます。

実例も用意していますので、見積書を効率的に作って、より業務の効率化をしていきたい方は、ぜひ見てみてください。

 

1. 見積書とは

見積書は、商品やサービスの提供に先立ち、価格や内容、納期などを明示した「取引条件を伝えるための最初の文書」です。つまり、取引の設計図のような役割を持ち、相手との信頼を築く第一歩となります。

他の書類との違い

書類名	タイミング	目的
見積書	取引前	条件提示
納品書	納品時	内容の確認
請求書	請求時	代金請求

このように、見積書は「提案」であり、後の納品書・請求書といった実行書類の元になる大切な書類です。

 

2. 見積書の基本構成と記載項目

標準的な見積書には、以下の項目が含まれます。

• 宛先情報（顧客の会社名・部署・担当者名）
• 発行者情報（自社名・住所・連絡先・担当者・捺印）
• 見積番号と見積日
• 件名・有効期限
• 商品やサービスの明細（品目、数量、単価、金額）
• 小計、消費税、合計金額
• 支払条件、納期、特記事項など

 

よくある記入ミスには、以下のような内容があります。

• 税率や金額の計算間違い

• 有効期限の記載忘れ

• 担当者情報の抜け

こうしたケアレスミスが思わぬトラブルを招くことも…。

 

3. 通常業務フローとその負荷

見積書作成は次のような流れで行われています。

1. 見積作成依頼
2. 内容の検討と調整
3. 見積書の作成
4. 確認・承認
5. PDF化・送付
6. 保存・台帳記録

① 見積作成依頼

営業担当が顧客から見積依頼を受け、必要情報（商品内容、数量、納期希望など）を収集します。この段階では、内容の確認漏れや聞き取り不足が後のやり直しにつながることも。

② 見積内容の検討 

過去の類似案件や価格表を参照し、適切な金額や納期を検討します。ここでは社内の関連部署（製造、技術など）との調整も必要で、確認のやり取りに時間がかかることが多いです。

③ 見積書の作成 

Excelなどのテンプレを用い、顧客情報や明細を手入力します。ここで転記ミスや計算ミスが発生しやすく、一件あたり10〜20分は必要です。

④ 確認・承認

上長や関連部署のチェックを経て承認を得ます。回覧や修正のやり取りに、さらに時間がかかります。属人的な確認プロセスの場合は、担当者の不在で滞ることも。

⑤ 見積書の送付 

承認後、PDFに変換してメール送付、または印刷して郵送します。この工程も案外手間で、平均5〜10分はかかります。

⑥ 見積書の管理・保存 

送付した見積書をデータ保存し、管理台帳に記録。フォローアップの日程も設定します。この整理作業も地味に時間を消費します。

このフローを見直さずに運用していると、1件あたり平均で40〜60分、月100件で60時間超の作業時間となることもあります・・・！

 

4. 見積書の管理と保存のポイント

見積書は「作って終わり」ではありません。保存・検索・進捗管理の仕組みまで整ってはじめて、効率的な運用が実現します。

見積書の管理は「探しやすさ」「漏れのなさ」が重要です。

例えば以下のような内容が挙げられます。

• ファイル名を一貫性ある形式で統一（例：見積番号_顧客名_件名_日付）
• 保存フォルダを年別・月別・顧客別で整理
• 台帳に「ステータス欄（検討中、成約、辞退）」を設ける

管理の手間を軽減しつつ、必要なときにすぐ取り出せる仕組みづくりが大切です。

こうした基本的な管理ルールを整備することで、「過去の見積書が見つからない」「誤って最新版ではない見積書を送った」といったリスクを大きく減らすことができます。

 

5. 業務効率化とオートメーションの具体策

ここからは、具体的な効率化の方法について紹介していきます。

具体的な効率化ツールと方法

見積書業務はここを効率化できます！以下はBefore／Afterの具体例です。

項目	Before（従来）	After（改善後）
情報収集	メールや口頭	Googleフォームなどで一括収集
作成	Excelに手入力	テンプレート＋自動計算
承認	紙の回覧	電子承認システムの活用
送付	手動メール添付	ワンクリック送信
記録管理	台帳手入力	自動記録・連携管理

改善可能ポイント

①情報収集と確認プロセス

• Before：メールや電話でのやりとりが錯綜、情報が散在
• After：見積依頼フォームの導入で必要情報を一括収集

②見積書作成

• Before：Excelテンプレートへの手入力、計算ミスのリスク
• After：データ連携による自動生成、計算ミスゼロ

③承認フロー

• Before：紙の回覧や対面での承認が必要
• After：電子承認でどこからでも即時承認

④送付プロセス

• Before：PDF変換→メール作成→送信の手作業
• After：システムから直接送信、記録も自動保存

⑤管理と分析

• Before：Excel台帳への手入力、分析に手間
• After：自動記録でリアルタイム状況把握、傾向分析も簡単

ツール例と効果

• Googleスプレッドシート＋Apps Script
  • 無料で構築可能、15分の作業が2分に短縮
• Misoca／MakeLeaps（月1,000円〜）
  • テンプレ＋請求連携で業務全体を一元化
• kintone、RPAツール
  • 社内システム連携で完全オートメーションも可能

削減効果（シミュレーション）

• 時間削減：40分／件 → 5分／件（-87%）
• 人件費換算：月100件 → 年間約100万円分の工数削減
• ミス率：月数件 → ほぼゼロ
• 提案スピード：即日対応可 → 成約率UP

 

1. 低コストできる、プチオートメーション

費用をかけずに始めたい場合は、以下のような方法があります：

①Googleスプレッドシート + Googleドキュメント 

基本情報をスプレッドシートに入力するだけで、Apps Scriptを使って見積書を自動生成。

🔹 導入の基本ステップ

1. Googleスプレッドシートで顧客・案件情報を一覧管理
   • 項目例：会社名、担当者、見積日、明細情報、合計金額など
   • 複数行の見積案件を1行1案件で記録
2. Googleドキュメントで見積書テンプレートを用意
   • 「{{会社名}}」「{{金額}}」などのプレースホルダを設定した書式文書を作成
   • スプレッドシートのデータと対応させる形式で整える
3. Apps Scriptでスクリプト作成
   • 「選択した行のデータを読み込み→テンプレートに差し込み→PDF化→Googleドライブに保存」の処理を記述
   • ボタンやメニューから簡単に実行できるようにする
4. PDFファイルとして出力・保存
   • 出力先を自動指定（例：「見積書」フォルダ＋案件名＋日付）
   • ファイル名ルールも一括で整備可能
5. 必要に応じてメール送信機能を追加
   • 取引先メールアドレスを設定すれば、PDFを添付して自動送信も可能

 

操作方法：スプレッドシートの行を選択→ボタンクリック→見積書がPDFで出力

コスト ：実質無料（Googleアカウントのみ）

効果 ：作成時間が1件あたり15分→2分に短縮

 

2. クラウドサービスを活用した一元管理オートメーション

より本格的に効率化するなら、専用サービスの導入がおすすめです：

①freee（クラウド請求書サービス）を利用した場合
月額費用：1,000円〜3,000円程度／月（プランによる）

機能：テンプレート管理、自動計算、電子承認、送付管理、入金管理まで一気通貫

効果：見積から請求までの一連作業が約70%時間削減

クラウド請求書サービス：freeeを使った導入プロセス

freeeは、中小企業でも導入しやすく、会計業務と連携した効率的な見積・請求業務を実現できるクラウドサービスです。

🔹 導入の基本ステップ

1. アカウント作成
   • freeeの公式サイトから無料プランで登録し、操作画面にログイン
2. 会社情報・取引先の登録
   • 自社情報・ロゴの設定
   • 顧客ごとの基本情報を入力（CSVインポートも可能）
3. テンプレート作成
   • デフォルトテンプレートをベースに、自社仕様に合わせてカスタマイズ
   • 複数パターンの見積書を使い分けたい場合も登録可能
4. 見積書作成・自動計算
   • 商品・サービスを登録しておけば、数量入力のみで明細が完成
   • 税率や割引、送料などの項目も自動処理
5. 送付・承認
   • PDF形式での出力と、メール送信機能を備え
   • ステータス管理で「下書き・提出済み・承認済み」などの進行が一目で把握可能
6. 請求書への変換もワンクリック
   • 見積書が成約された場合、ワンクリックで請求書・納品書に変換可能

💡 導入効果

• 作成時間：20分 → 約3分へ短縮（テンプレート＋自動計算）
• 請求書作成との連携で二重入力が不要
• ステータス管理で進捗と対応漏れを防止
• クラウド保存により、どこからでもアクセス可能

 

Notion+連携ツールを利用した場合
例：Notionデータベース + Zapier連携 + DocuSignで電子サイン

月額：3,000円〜5,000円程度

効果：承認プロセスが1日→10分に短縮、リモートワーク環境でも円滑に

業務管理ツール：Notionを活用した業務の一元化

Notionは、ドキュメント管理・プロジェクト管理・データベース管理をすべて一つでこなせる多機能ツールです。見積書業務だけでなく、営業フロー全体の可視化と連携を目的に活用されることが増えています。

🔹 導入の基本ステップ

1. チームスペースを開設
   • Notionにチームメンバーを招待し、ワークスペースを整備
2. 見積依頼・案件管理データベースの作成
   • 案件ごとに「クライアント名／依頼日／対応者／金額／進捗ステータス」などのカラムを作成
3. 見積書ファイルの添付とリンク化
   • 作成した見積書（PDF）をNotion上に直接添付、またはURLで連携
4. 通知・承認フローの自動化（Zapier連携）
   • 「ステータスが“承認待ち”になったらSlack通知」などの設定が可能
5. DocuSignとの連携で電子サイン処理
   • 見積書に署名が必要な場合も、NotionからDocuSignを起動してスムーズに処理

💡 導入効果

• 案件とファイルがひとつのページに集約され、探す手間ゼロ
• 承認や提出のタイミングを見える化
• チームでの進捗共有がスムーズになり、引き継ぎも容易

 

効率化による業務削減効果

実際にオートメーションを進めた企業では、次のような効果が報告されています：

• 時間削減効果： 見積1件あたり平均40分→5分に短縮（約87%削減） 月間100件の場合、約58時間の削減（約7.5営業日分）
• 経済効果： 年間約700時間の削減 = 人件費約105万円相当（時給1,500円で計算） 印刷コスト・郵送費の削減 = 年間約10〜15万円
• 精度向上： 人的ミスによる再作成が月5件→0件に お詫び対応の工数がゼロに
• 営業効果： 見積回答スピードの向上で成約率が約15%アップ 営業担当の時間創出で提案件数が約20%増加

単なる業務効率化だけでなく、「迅速で正確な対応」によるお客様満足度の向上や、「データ分析による戦略的価格設定」など、ビジネス成果にも直結する効果が期待できます。

 

6. 小さく始める導入ステップ

効率化は一気に進めるより、段階的に導入するのがコツです。以下のステップで始めてみましょう。

Step 1：テンプレートと運用ルールの標準化 

まずは見積書のフォーマットを統一し、見積番号の付け方や保存方法などの基本ルールを整備。ここだけでも探す手間が大きく減ります。

Step 2：部分的なオートメーションを試行 

特に負荷の高い工程（例：計算や転記部分）からオートメーション。無料ツールやExcelマクロでも十分な効果が得られます。

Step 3：実績を基に全体最適化

部分的な成功体験を基に、より包括的なシステム導入を検討。現場の声を取り入れながら段階的に拡大していきましょう。

 

まとめ

今回は、見積書を効率的に作る方法について紹介しました。

見積書は、取引前に送るものなので非常に重要です。

ぜひ今回の内容を参考に、効率的で伝わりやすい見積書を作っていってくださいね。

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